Aspectos básicos de la comunicación con los supervisores

Conozca el entorno de su supervisor: ¿Cuál es su trabajo? ¿Cómo está regulado? ¿A qué retos se enfrenta?

Al final y al cabo, ¿quiénes son estos inspectores, estos miembros de las autoridades de zonificación o entidades certificadoras de productos orgánicos? Antes que todo, los supervisores son personas. Puede que no estén necesariamente de acuerdo con las leyes que hacen cumplir. No son quienes las establecieron en primer lugar. Sin embargo, si no realizan el trabajo (de garantizar que se cumpla la ley) podrían perder su empleo. Solo están autorizados a hacer lo que tienen que hacer. Es un trabajo difícil. Con frecuencia están abrumados por quejas, reclamos e incluso hostilidad. Ver la situación desde su perspectiva puede ayudar a evitar que la interacción se convierta en un ataque personal, que por lo general no lleva a ninguna parte.

Familiarícese con la ley en cuestión, al menos con los aspectos básicos

Es esencial aprender los fundamentos de la ley que está en juego. La mejor manera de hacerlo es leyéndola. La mayoría de las leyes locales están disponibles en Internet. O bien, lo más probable es que la biblioteca de su condado tenga una copia impresa. Incluso puede pedirle ayuda al bibliotecario para entenderla. Los agricultores familiarizados con la ley en cuestión proyectarán una imagen profesional y habrá más posibilidades de que se les tome en serio cuando traten con un inspector o una autoridad de zonificación. Por ejemplo, si está tratando con una entidad certificadora de productos orgánicos, debe conocer sus pautas. En general, la denegación de la certificación orgánica suele deberse a la constatación de que los fertilizantes u otro contenido poseen sustancias que están prohibidas en la producción de cultivos orgánicos. A veces, estas situaciones solo dan lugar a suspensiones parciales y se puede presentar una apelación en casi todos los casos. Conocer los conceptos básicos de las leyes aplicadas por los supervisores, le permitirá hacer preguntas más específicas y puntuales, e incluso, poder influir en el resultado al proponer soluciones y enfoques alternativos.

Consulte con un abogado

Si bien no está mal cuestionar o desafiar la decisión de un supervisor (por ejemplo: la instrucción de un inspector o la restricción de la autoridad de zonificación) sin contactar con un abogado, puede ser conveniente trabajar con uno. El abogado podrá captar ciertos matices de la ley e identificar cuestiones específicas de la situación en las que debe concentrarse, y tal vez otros que deba minimizar o refutar. En última instancia, un abogado puede ayudar a comprender mejor la norma para su caso en particular.

Prepare un resumen de los datos pertinentes de la situación

¿Cómo saber qué datos son pertinentes? La ley en cuestión es su guía. Un buen punto de partida es preguntarse por qué existe en primer lugar, o ¿cuál es el propósito general de esta ley específica? Luego, pregúntese: ¿cuáles son los requisitos específicos y cómo los estoy cumpliendo? Por lo general, las leyes locales están relacionadas con la protección de la salud y la seguridad. Por ejemplo, la mejora de las instalaciones sanitarias en las granjas está relacionada con la prevención de brotes de enfermedades transmitidas por los alimentos. Los datos pertinentes comprenden todo lo que está haciendo para tratar esto, incluso cómo y por qué su instalación sanitaria actual es eficaz.

Identifique preguntas específicas sobre cómo se aplica la ley en cuestión a su empresa

Tomarse un tiempo para preparar estratégicamente las preguntas puede ayudarlo a dirigir la conversación a su favor. Estos son algunos consejos: por lo general, plantear cuestiones o preguntas puntuales es más eficaz que formular afirmaciones o consultas generales como: “esto no va a funcionar”, “¿qué se supone que debo hacer?” o, especialmente, “está equivocado”. Ser lo más específico posible ahorra tiempo y puede ayudar al agricultor a moldear el resultado de la discusión. También puede ser útil empezar las preguntas con su interpretación de la ley y por qué su interpretación es razonable. Por ejemplo: “La ley dice esto… Por lo tanto, si hago esto y esto, ¿está de acuerdo con que estaría cumpliendo con la ley?” Formular sus preguntas de esta manera lo beneficiará más que simplemente decir: “¿Puedo hacer esto?” y que la respuesta sea un simple “no”.

Intente averiguar cómo el supervisor ha resuelto asuntos similares con otros agricultores

Los supervisores están obligados a ser coherentes a la hora de interpretar y aplicar la ley. Esto nos lleva a preguntarnos: ¿cómo ha resuelto el supervisor asuntos similares con otros agricultores? La mejor manera de hacerlo es consultarle con otros agricultores, empresas o individuos que están sujetos a las mismas leyes o leyes similares. ¿Le permitió el supervisor a otro agricultor hacer lo mismo que usted quiere hacer? Si es así, puede plantearlo directamente. También puede ser útil preguntarles a otros agricultores sobre la personalidad y el estilo de comunicación del supervisor. ¿Es abierto y tranquilo o severo y testarudo? Saber esto lo ayudará a determinar cuál es la mejor manera de comunicarse, es decir, de forma casual o más directa.

Ya sea en una llamada telefónica, durante una inspección o en una reunión formal, estas son algunas cosas que debe considerar cuando efectivamente tenga la oportunidad de hablar con un supervisor.

Sea profesional, pero amable

Los supervisores, como los inspectores, las entidades certificadoras y las personas que trabajan en el departamento de salud, son seres humanos. Aunque quiera establecer una atmósfera profesional, es decir, demostrar que ha hecho su tarea y que sabe algunas cosas sobre la ley en cuestión, en general mostrarse a la defensiva o ser un sabelotodo no juega a su favor. Este enfoque puede hacer que le responsan de la misma manera. Un consejo sería tratar de encontrar algo en lo que estén de acuerdo. Si las cosas se ponen tensas, trate de volver a generar ese lugar común. Haga lo que haga, usualmente es mejor que no se convierta en un ataque personal.

Exponga de forma estratégica los datos pertinentes o hipotéticos

Por lo general, cuanto más detallados sean los datos que pueda proporcionar, más específico podrá ser el supervisor a la hora de abordar sus inquietudes. También demuestra que se está tomando el problema con seriedad y piensa sobre el impacto de sus acciones. Dicho esto, puede haber ocasiones en las que no desee revelar todos sus datos por adelantado. Distinguir qué es lo importante puede ser complicado. Una forma de hacerlo es hablar de forma hipotética. Comience con preguntas como “¿qué pasaría si?” o “digamos que” seguidas de la pregunta general: “¿Eso estaría permitido?” Se recomienda encarecidamente consultar a un abogado. El abogado puede proteger su confidencialidad y conocerá los matices en torno a qué datos son pertinentes y cuáles son innecesarios para la pregunta en cuestión.

Si se estanca, haga preguntas abiertas y escuche

Es muy posible que esté haciendo una serie de preguntas y el supervisor simplemente diga: “no lo sé”, o el infame: “depende”. Si no le responde las consultas, puede ser útil hacer preguntas abiertas y luego prestar atención a las pistas: “¿cuál cree que es el objetivo o propósito final de esta ley?” o “¿cuáles son las mejores maneras en la que los agricultores pueden cumplir con esta ley?” Si realmente se atasca, trate que la conversación se encamine hacia los próximos pasos concretos que debe seguir: “¿qué me sugiere que haga para obtener más información?” o “¿con quién debería hablar a continuación?”, o simplemente, “¿qué debería hacer después de esto?”

Tome notas

Es esencial documentar lo que se dijo durante la reunión. De esta manera, puede responsabilizar a los participantes de la reunión por lo que se dijo o no en caso de que surja un problema o una discrepancia más adelante. Las notas podrían ser útiles si en algún momento decidiera impugnar la decisión de un supervisor o cualquier medida coercitiva en su contra.

La clave para obtener resultados es ser persistente y dar un seguimiento. La mejor forma de realizar el seguimiento dependerá de lo que haya sucedido durante la conversación.

• Recomendación favorable. Si el regulador dijo algo a su favor, es buena idea dejar todo por escrito. Esto podría ser a través de un correo electrónico o una carta. De cualquier manera, esta documentación escrita proporcionará más pruebas que respalden su modo de actuar.

• No se proporcionó una respuesta sólida. Si el supervisor no pudo proporcionar una respuesta sólida, considere la posibilidad de trabajar para llegar a un acuerdo a lo largo del tiempo. Continúe con el seguimiento según corresponda. Por ejemplo, mantenga al tanto al inspector o entidad certificadora a medida que surja nueva información. Estos datos nuevos podrían cambiar su opinión o recomendación.

• Desfavorable. Si un supervisor insiste en que su interpretación es correcta, es posible que desee dar seguimiento directamente con ese supervisor, con la esperanza de que cambie su decisión con el tiempo. Lo más probable es que desee considerar tomar medidas para impugnar la decisión o cambiar la ley por completo.

Impugne la directiva o decisión del supervisor

A veces, todo lo que puede hacer es remitir una decisión adversa a la cadena de mando. La forma de hacerlo dependerá del protocolo de la agencia supervisora; por ejemplo, la autoridad de zonificación, el departamento de salud, etc. Por lo general, implica presentar una queja formal, que a menudo se hace a través de una carta. La carta deberá redactarse cuidadosamente para preservar los argumentos para una acción legal formal o una demanda en caso de que sea necesario. Si decide hacerlo, lo mejor es consultar a un abogado.

Cree una campaña local para cambiar la ley

Un inspector individual, que afronta un asunto específico de implementación, no está en la mejor posición para cambiar las reglas. Una autoridad de zonificación no va a tomarse la molestia de cambiar el reglamento de zonificación a menos que mucha gente se queje de ello. Muchas veces la mejor manera de lograr un cambio es establecer un diálogo periódico entre un grupo coordinado de ciudadanos y los líderes de la agencia. ¿Cómo se hace esto? Cambiar una ley local no implica necesariamente una campaña compleja. Podría conllevar simplemente la difusión de una convocatoria de boca en boca, reuniones comunitarias, etc. Esta convocatoria podría ser alentar a otros agricultores a ponerse en contacto con la agencia local por problemas similares. También puede ser de ayuda enviar correos electrónicos y cartas o hacer llamadas telefónicas directas. Un ejemplo de texto puede ser útil para garantizar que el mensaje sea coherente y se centre en el tema en cuestión. Otra opción sería programar una reunión de grupo con el jefe de la agencia u organizar una reunión pública y pedir a los administradores o funcionarios principales de la agencia que asistan. Cuando la agencia escucha a varias personas quejarse sobre el mismo tema, comienza a darse cuenta de que se trata de un problema importante y no solo de un asunto aislado que involucra a uno o a solo unos pocos pequeños agricultores.